1工程應用背景

白鶴灘水電站工程建設監理工作中，監理合同多，所包括施工合同有118個，有多家參建單位，高峰期一天的往來文函有60多份，據統計，一年的紙質收發文能裝140盒檔案盒，如果僅以紙質版的形式查找、利用，不僅耗時耗力，增加了成本，也給信息管理工作者帶來了壓力。為保證往來文件流轉順暢有序，系統地做好建設工程信息管理工作，做到忙而不亂，監理部制定了相關制度，以規范信息管理流程，也便于利用現代化管理技術進行信息管理，為電子文件柜的建立奠定基礎。

2電子文件柜的建立

2.1建立電子文件柜的前提

電子文件柜是通過計算機軟件來實現的，因此需要對電子文件進行設計，熟悉合同項目情況、了解文件組成，并對文件進行分類及標識是建立科學、合理的電子文件柜的前提。按照質量、環境與職業健康安

全管理體系要求，同時結合白鶴灘水電站工程建設施工標段多、單位多、文件量大等實際情況，監理部發文（以合同A為例）主要分為工程文件、監理部文件和行政文件三類，并進行標識(見圖1)。

2.2電子文件柜的建立過程

以監理合同為基礎，按照文件類別及標識建立電子文件柜，使各類文件能迅速檢索、查找方便，不僅實現了科學化、正規化管理，也滿足外部審計及質量、環境和職業健康安全管理體系的要求。

電子文件柜以辦公軟件MicrosoftOfficeExcel作為平臺，通過在同一工作表、多個工作表或工作表與Word文檔之間應用“超鏈接”功能建立電子文件柜系統，結合Excel的數據篩選、查找、排序，數據清單、宏、函數和公式、計算等功能，信息管理人員日常輸人數據并隨時維護，實現了對信息資源進行系統管理，力求以最簡單的操作和最少的投入，提高信息管理和使用的工作效率。電子文件柜分為文件柜標簽、目錄檢索和電子文件存儲三個部分。電子文件柜標簽就是實體檔案中文件柜標簽，是總目錄。目錄檢索相當于實體檔案信息中的案卷目錄，是子目錄，電子文件存儲就是大量的電子文件。下面以發文為例，介紹電子文件柜的建立。

2.2.1文件柜標簽

首先，進人MicrosoftOfficeExcel工作簿，利用Sheetl,按照文件類別及標識，設計電子文件柜的標簽(見圖2)，發文登記管理臺帳標簽設計，文件分合同A、合同B、……及監理部文件和行政文件幾個類別；然后，把與之對應的所有類型的“文種”一一列人應文件子目錄鏈接作好準備。

2.2.2目錄檢索系統建立

按照圖1所示文件類別及標識，分別建立BHT/A-JSPF、BHT/A-JHPF、……、BHT/B-JSPF、……等多個工作表，一類文件就是一個工作表，這些工作表就是電文件柜的子目錄，工作表的表頭要進行合理設計，一方面相關息要采集完整，另一方面要滿足使用者不同需求，能用快捷的方式查找到相應的文件。如圖3,合同A工程技術批復文件工作表表頭設計，可以看出各欄均可以自由篩選、查找，使用起來非常方便。然后，對相關信息進行鏈接，即圖2中“文種”欄分別與其對應的工作表鏈接，完成總目錄與子目錄的鏈接。

最后，圖3中“文件名稱”欄分別與電子文件夾里的相應電子文件鏈接。查找文件時，先從“圖3發文登記管理臺帳標簽”找到相應的“文種”，輕點鼠標就進人該工作表，從工作表里檢索到需要的文件名稱后，直接點擊就可以查看到相關信息。

2.2.3電子文件存儲

電子文件和紙質文件一樣，是監理單位生產、經營活動的真實記錄，是活動記憶的新型載體。產生的電子文件被集中分類存儲在固定的地方，形成了電子文件庫。電子文件存儲在這里僅指文件形成階段的管理，主要包括創建、流轉等活動：（1)創建指在計算機系統中擬制文件，或接收外單位來文的過程。電子文件的創建期要開展一些重要的管理活動，主要包括為文件命名、確定文件的儲存格式、對電子文件進行分類、將電子文件保存在適宜的位置、形成元數據等。監理發文主要按年度一合同名稱一文種分別建立根文件夾、子文件夾等，與發文登記管理臺帳一致。經創建的各類電子文件應逐一進行分類登記，即文件信息要錄入相關發文臺帳。（2)流轉是電子文件由監理部內部多個部門、多個人員處理生效的過程。流轉也是生成元數據的重要環節，可能生成的元數據包括：擬稿人、核稿人、簽發人等。在電子文件流轉過程中，容易生成多個版本，應加強版本控制，保證電子文件是最終版本，并保存必要的修改痕跡。

2.3電子文件柜信息輸出

電子文件柜建立要結合傳統信息管理原則、方法，遵循前端控制，通過編緝簡單的函數式即可實現信息輸出，為后期編制各類報告、報表及檔案管理帶

來便利。如生成檔案整理中常用的“卷內目錄”，可以通過函數式自動生成，非常方便、快捷，大大減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。

3電子文件柜應用效果與維護

電子文件不受地域與空間的制約，可以同時異地進行檢索、瀏覽、編輯與應用，實現了信息的高效利用，為人類生活創造了以往難以想象的效率空間。電子文件柜在大幅提升了辦公效率的同時，應注意對其進行維護：（1)做好保密工作，避免泄密。如通過設置密碼的方式明確電子文件柜的使用權限，以防止他人惡意進入竊取信息資料；另外，需定期對電子文件柜進行備份，以防發生特殊情況導致電子文件的丟失和損壞。（2)信息管理員在創建、接收、登記、處理文件的同時，應化被動的收集、保管為主動監管、控制，從而減少信息管理誤差，提高管理質量。（3)雖然電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶，但傳統的紙質文件儲存方式是目前信息化發展中最穩妥、最實際的資料儲存方式，依然占據著重要地位，因此對于一些重要的資料，還需把電子文件和紙質文件同時保存。

4結語

筆者結合白鶴灘水電站監理信息管理的實際情況，使用電子文件柜進行信息管理的經驗總結及相關思考。工程項目信息管理涉及面廣，貫穿于工程全過程，使用電子文件柜進行工程信息管理具有成本低、可靠性高、易于操作等優點，值得在工程信息及檔案管理電子化中進一步推廣和探索。

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